Allgemeine Geschäftsbedingungen

Zimmerreservationen, Events

Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen Ihnen als Veranstalter und der Hallwilersee-Hotels AG, Aparthotel Beinwil am See (nachstehend HSH genannt).

1. Geltungsbereich

Die Geschäftsbedingungen gelten für das Bereitstellen von Konferenz- und Eventräumlichkeiten sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen der HSH einschliesslich der Vermietung von Hotelzimmern oder Apartments an den Veranstalter und die Veranstaltungsteilnehmer. Sie bilden einen integrierenden Bestandteil jedes Vertrages. Änderungen dieser Geschäftsbedingungen bedürfen einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung zwischen den Parteien. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.

2. Reservationen

Zwischen dem Veranstalter und der HSH kommt ein Vertrag zustande, wenn

1. eine Offerte der HSH durch den Veranstalter schriftlich bestätigt wurde
2. eine Anfrage des Veranstalters durch die HSH schriftlich rückbestätig wurde

Änderungen des Vertragsinhaltes sind erst verbindlich, wenn sie durch die HSH schriftlich bestätigt wurden. 

2.1.Offerten: Die Annahmefrist für Offerten der HSH beträgt 10 Tage, sofern keine andere Frist vereinbart wurde. Danach ist die HSH nicht mehr an die Offerte gebunden. Die HSH behält sich das Recht vor, aus wichtigen Gründen von einer Offerte zurücktreten.

2.2.Optionen: Optionen sind für beide Parteien während der vereinbarten Optionsfrist verbindlich. Nach Ablauf der Optionsfrist behält sich die HSH das Recht vor, anderweitig über die reservierten Daten und Leistungen zu verfügen. 

3. Zimmer

3.1. Hotelzimmer sind bei Anreise in der Regel ab 16 Uhr bezugsbereit. Bei Abreise sind die Zimmer bis 11 Uhr freizugeben. Danach ist die HSH berechtigt, bis 17 Uhr 50% des Zimmerpreises in Rechnung zu stellen, ab 17 Uhr 100% des Zimmerpreises. 

4. Annullierungsbedingungen Hotelzimmer

4.1. Stornierungen von Reservationen bis zu 4 Zimmern sind bis 48 Stunden vor Ankunft ohne Kostenfolge für den Veranstalter möglich. Bei einer späteren Stornierung oder bei einer vorzeitigen Abreise wird 100% des vereinbarten Zimmerpreises für den gebuchten Aufenthaltes in Rechnung gestellt.

4.2. Bei Stornierungen von Reservationen ab 5 Zimmern gelten die Annullationsbedingungen gemäss Ziffer 6.1.

4.3. Annullationen einer Reservierung von Hotelzimmern müssen der HSH möglichst frühzeitig und schriftlich mitgeteilt werden.

5. Teilnehmerzahl

5.1. Der Veranstalter verpflichtet sich gegenüber der HSH, Änderungen bezüglich der Teilnehmerzahl so früh wie möglich bekannt zu geben. Die HSH ist grundsätzlich bemüht, nicht in Anspruch genommene Reservationen anderweitig zu gleichen Bedingungen zu vergeben. Gelingt dies, werden dem Veranstalter keine Kosten verrechnet. 

5.2. Die endgültige Teilnehmerzahl ist der HSH spätestens 48h Stunden vor dem Anlass mitzuteilen. Nehmen mehr Teilnehmer als mitgeteilt an der Veranstaltung teil, wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet und in Rechnung gestellt.

5.3. Bei einer Reduzierung der Teilnehmer um mehr als 5% gegenüber der in der Reservationsbestätigung vereinbarten Anzahl Teilnehmer, werden von der HSH folgende Kosten für jeden nicht erschienen Teilnehmer in Rechnung gestellt: 

• bis 30 Tage vor dem Anlass keine Kosten
• 29 bis 10 Tage vor dem Anlass 50% der vereinbarten Leistungen
• 9 bis 0 Tage vor dem Anlass 100% der vereinbarten Leistungen

5.4. Wurden die reservierten Leistungen (Menu und Getränke) noch nicht konkret festgelegt, so gilt 100 pro Person als CHF Berechnungsgrundlage. Bei Absagen von Hochzeiten wird die geleistete Reservationszahlung nicht zurückerstattet. 

6. Rücktritt durch den Veranstalter

6.1. Absagen von Veranstaltungen müssen der HSH möglichst frühzeitig und in schriftlicher Form mitgeteilt werden. Für Absagen von Banketten, Seminaren und Zimmerreservationen ab 5 Zimmer gelten folgende Stornierungskosten: 

• 90 bis 60 Tage vor dem Anlass 30% der reservierten Leistungen
• 59 bis 30 Tage vor dem Anlass 60% der reservierten Leistungen
• 29 bis 8 Tage vor dem Anlass 90% der reservierten Leistungen
• 7 bis 0 Tage vor dem Anlass 100% der reservierten Leistungen

Massgebend für die Berechnung ist das Eintreffen der schriftlichen Erklärung bei der HSH.

6.2. Im Voraus erbrachte Leistungen der HSH sind in jedem Fall zu bezahlen.

7. Saalmiete

7.1. Für Bankette, Events und Hochzeiten verlangen wir einen Mindestumsatz pro Raum. Dieser richtet sich nach der Grösse des entsprechenden Saals. Der Umsatz muss durch F&B Leistungen im Saal (Menü & Getränke) erreicht werden. Wenn der vorgegebene Umsatz nicht erreicht wird, rechnen wir die Differenz zum Mindestumsatz als Miete auf.

• Saal: CHF 3´000

7.2. Technische Hilfsmittel und sonstige Materialien werden separat verrechnet und vorgängig vertraglich festgelegt. 

8. Nutzungsdauer von Räumlichkeiten

8.1. Die Nutzungsdauer der Räumlichkeiten für den Veranstalter ist in der Offerte wie auch in der Reservationsbestätigung festgelegt. Ausserhalb dieser Zeiten kann die HSH jederzeit frei über die Räumlichkeiten verfügen.

8.2. Abendveranstaltungen enden mit der offiziellen Polizeistunde um 00.30 Uhr. Ab 0.30 Uhr wird dem Veranstalter eine Verlängerungsgebühr verrechnet. Folgende Gebühren werden verrechnet: 

• Pauschal CHF 350 bis 2.00 Uhr
• Ab Mitternacht 0.00 Uhr werden pro Mitarbeiter und 30min CHF 45 verrechnet (inkl. Aufräumen).

8.3. Wird eine Abendveranstaltung mit einem Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Musikanlage) untermalt, müssen die angrenzenden Zimmer dazugebucht werden. Zimmerpreise auf Anfrage.

8.4. Sobald sich Dritte aufgrund der Lärmemissionen beschweren, respektive die Kundenzufriedenheit der übrigen Gäste gefährdet ist, ist die HSH berechtigt, Weisungen an den Veranstalter zu erteilen, welche strikte zu befolgen sind.

9. Mitbringen von Speisen und Getränken

Falls keine andere schriftliche Vereinbarung getroffen wurde, ist der Veranstalter verpflichtet, sämtliche Speisen und Getränke von der HSH zu beziehen. Ansonsten wird ein im Voraus vereinbartes Zapfengeld oder ein Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten (Servicegebühr) in Rechnung gestellt.

10. Mehraufwand

Mehraufwand von Mitarbeitenden der HSH wie beispielsweise Aufräum- oder Reinigungsarbeiten, Umbauten oder Abfallentsorgung können dem Veranstalter in Rechnung gestellt werden. 

11. Anlieferung

Für Ausstellungsgut, mitgebrachte Technik oder sonstige Materialen stehen in der HSH keine Lagerräume zur Verfügung. Waren sind daher so kurzfristig wie möglich anzuliefern und bis spätestens 24 Stunden nach dem Anlass wieder abzuholen. Für Waren, die im Voraus angeliefert werden, benötigt der Veranstalter die Zustimmung der HSH. Die HSH lehnt jegliche Haftung für Schäden und Diebstahl ab. 

12. Medien und Publikationen / Meldepflicht

12.1. Anzeigen in Medien (wie Zeitungen, Radio, Fernsehen und Internet) mit Hinweis auf die Veranstaltung der HSH wie auch die Verwendung von Logos und Bildern in jeglicher Form bedarf grundsätzlich der vorherigen schriftlichen Zustimmung. Erfolgt eine Veröffentlichung ohne entsprechende Zustimmung, ist die HSH berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. Der Veranstalter ist der HSH für den daraus entstandenen Schaden haftbar.

12.2. Jeder Veranstalter eines Anlasses mit musikalischer Unterhaltung ist dazu verpflichtet, dies der SUISA (Schweizerische Gesellschaft für die Rechte der Urheber musikalischer Werke) zu melden. Die HSH lehnt jede Haftung für das Nichteinhalten dieser Meldepflicht durch den Veranstalter ab.

13. Leistungen, Zahlungen und Preise

13.1. Die HSH verpflichtet sich, den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang gegenüber dem Veranstalter zu erbringen. 

13.2. Sämtliche Preise verstehen sich in Schweizer Franken (CHF) und schliessen die gesetzliche Mehrwertsteuer (MwSt.) wo nicht anders beschrieben ein.

13.3. Die HSH ist berechtigt, jederzeit eine Anzahlung von 50% der vereinbarten Leistungen oder einen andern angemessen Betrag zu verlangen. Die Höhe der Anzahlung und die Zahlungstermine werden in der Reservationsbestätigung schriftlich vereinbart. Kommt der Veranstalter seiner Verpflichtung zur Anzahlung nicht fristgemäss nach, ist die HSH berechtigt, nach Ansetzung einer angemessenen Nachfrist vom Vertrag zurückzutreten. Der Veranstalter ist der HSH für den daraus entstehenden Schaden haftbar.

13.4. Bei Reservationen mit ausländischer Rechnungsadresse oder Reservationen aus dem Ausland kann eine Anzahlung von 100% der reservierten Leistungen beansprucht werden.

13.5. Sofern keine vollständige Anzahlung von der HSH verlangt wird, ist der gesamte bzw. restliche Rechnungsbetrag spätestens zum Abreisezeitpunkt vom Veranstalter per Debitkarte oder in bar zu bezahlen. Wird die Zahlung per Rechnung vereinbart, ist der gesamte Rechnungsbetrag 10 Tage nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Die berechneten Leistungen gelten als vollständig und ordnungsgemäss erbracht, wenn der Veranstalter innerhalb der Zahlungsfrist keine Beanstandungen meldet. Bei Zahlungsverzug ist die HSH berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 5% zu erheben, sowie allfällige Betreibungs- und Inkassokosten zu belasten.

13.6. Preisänderungen durch die HSH bleiben ausdrücklich vorbehalten.

14. Rücktritt durch die HSH

14.1. Ist die von der HSH vertraglich zu erbringende Leistung durch höhere Gewalt (gemäss Schweizer Verständnis insbesondere Naturkatastrophen wie Sturmwinde, Überschwemmungen oder Erdbeben sowie Brand, Geiselnahmen, Krieg, Unruhen, Atom- & Reaktorunfälle, Streiks, Epidemie/Pandemie, unvorhersehbare behördliche Restriktionen usw.) oder andere von der HSH nicht zu vertretende Umstände ganz oder teilweise wesentlich erschwert oder unmöglich, kann die HSH im Umfang des noch nicht erfüllten Teils des Vertrages ganz oder teilweise entschädigungslos zurücktreten.

14.2. Die HSH ist zudem zum entschädigungslosen Rücktritt berechtigt, falls begründeter Anlass zur Annahme besteht, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit, den Ruf des Hotelbetriebes gefährden kann oder die vereinbarten Anzahlungsmodalitäten gemäss Ziffer 13.3 dieser Geschäftsbedingungen durch den Veranstalter nicht eingehalten wurden. Schadenersatzansprüche gegen die HSH kann der Veranstalter in allen Fällen nicht geltend machen. Allfällig Schadenersatzansprüche der HSH gegenüber dem Veranstalter bleiben ausdrücklich vorbehalten. 

15. Feuerpolizeiliche Regelungen / Sicherheitsvorschriften / Dekoration

15.1. Der Veranstalter verpflichtet sich, die feuerpolizeilichen Regelungen der HSH, insbesondere das Freihalten von Fluchtwegen, die Einhaltung des Rauchverbotes usw., einzuhalten. Auch eingebrachtes Dekorationsmaterial durch den Veranstalter muss den feuerpolizeilichen Bestimmungen entsprechen. Allfällige Bewilligungen müssen vom Veranstalter eigenständig bei der zuständigen Behörde eingeholt werden. Geplante Feuerwerke müssen in jedem Fall vorgängig mit der HSH abgesprochen werden.

15.2. Der Veranstalter ist im Übrigen dafür verantwortlich, dass nicht mehr Personen Einlass gewährt wird, als dies dem Fassungsvermögen des entsprechenden Raumes entspricht. Verbindlich sind dafür die von der HSH angegebenen Höchstzahlen. Im Fall einer Zuwiderhandlung lehnt die HSH jede Haftung ab.

15.3. Das Anbringen von Dekorationsmaterialien und sonstigen Gegenständen an Wänden, Türen und Decken erfordert immer das vorgängige Einverständnis der HSH. Der Veranstalter haftet für jeglichen der HSH daraus entstehenden Schaden.

16. Haftung

16.1. Die HSH haftet dem Veranstalter gegenüber nur bei absichtlicher oder grobfahrlässiger vertraglicher oder ausservertraglicher Schädigung. Der Verschuldensnachweis obliegt dem Veranstalter. Die Haftung für leichtfahrlässig verschuldeten Schaden sowie verschuldungsunabhängige Haftung ist wegbedungen.

16.2. Betreffend den vom Veranstalter, Referenten, Teilnehmender oder Dritten eingebrachten Objekten, Kleidern oder Materialien lehnt die HSH jede Haftung für Diebstahl und Beschädigung ab. Dies gilt auch für die auf den Hotelparkplätzen abgestellten Fahrzeuge.

16.3. Die Versicherung für die Veranstaltung bzw. für eingebrachte Objekte, Kleider und Materialien obliegt dem Veranstalter. Die HSH kann jederzeit den Nachweis einer ausreichenden Versicherung vom Veranstalter verlangen.

16.4. Der Veranstalter haftet gegenüber der HSH für alle Beschädigungen und Verluste oder andere Schäden, die durch ihn selbst bzw. seine Hilfspersonen, Gäste, Teilnehmer oder Dritte verursacht werden, ohne dass die HSH dem Veranstalter ein Verschulden nachweisen muss. 

16.5. Bei Drittleistungen handelt die HSH im Namen und auf Rechnung des Veranstalters. Der Veranstalter haftet für Pflege und ordnungsgemässe Rückgabe und stellt die HSH frei von Ansprüchen.

17. Datenschutz

17.1. Die Datenschutzerklärung der HSH bildet ein integrierender Bestandteil dieser vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

18. Anwendbares Recht / Gerichtsstand

Auf Reservationsvereinbarungen samt Allgemeinen Bestimmungen und allfälligen Zusatzvereinbarungen sowie auf die auf ihrer Grundlage geschlossenen Verträge ist ausschliesslich schweizerisches Recht anwendbar. Ausschliesslicher Gerichtsstand für alle Differenzen aus den vorliegenden Geschäftsbedingungen ist das zuständige Bezirksgericht im Kanton Aargau. Sollten einzelne Vorschriften aus diesem Dokument unwirksam werden, bleibt die Wirksamkeit der verbleibenden Vorschriften davon unberührt. In diesem Fall werden die unwirksamen Vorschriften durch andere Vorschriften ersetzt, die die Absicht der früheren oder fehlenden Vorschrift und des Vertrags insgesamt erfüllen.

Beinwil am See, Januar 2023